Il programma utilizza un database (di solito in formato XLS ) per pilotare il corretto caricamento dei figurini. La base dati può essere creata usando vari database. I formati XLS rappresentano un buon compromesso, grazie al costo relativamente basso di Microsoft Excel, la loro interfaccia amichevole e la portabilità dei dati. Le operazioni eseguite dal programma sul database sono fondamentalmente di lettura e non sono richieste particolari prestazioni in termini di velocità. I formati XLS/MDB essendo “portabili” garantiscono la possibilità di utilizzare il software anche durante le trasferte in zone in cui non è possibile connettersi alla rete aziendale.