L'applicativo layout sfrutta dei figurini grafici pre-disegnati. Questi figurini devono essere creati e mantenuti correttamente in una struttura ordinata di cartelle.

È opportuno sottolineare che l'applicativo Layout non utilizza direttamente i figurini presenti nelle tavole create dai disegnatori. Queste tavole verranno processate da un particolare software che provvederà a creare una nuova struttura di cartelle in cui i figurini saranno salvati in singoli disegni (.dwg). Questa nuova struttura è invisibile all'utente.

Ogni volta che è richiesta manutenzione dei figurini, l'utente deve operare sulle tavole originali. Completate le operazioni di manutenzione è sufficiente avviare il programma di pubblicazione e le tavole verranno rese disponibili a tutti gli utilizzatori.

E’ consigliabile includere le tavole originali destinate alla manutenzione nei processi di backup aziendali.

Le tavole originali destinate alla manutenzione non devono essere duplicate: tutti gli utenti abilitati alla manutenzione devono accedere alla stessa istanza delle tavole.