I documenti esterni sono memorizzati per famiglia. Hanno una apposita scheda di importazione per facilitare la prima importazione.

Vengono salvati nella cartella “filedocuments” con il codice come nome del file ed estensione “.dat”. Nel foglio di excel vengono inserite tutte le informazioni relative al documento.

In fase di importazione dei documenti, l’importatore utilizza il valore in “OriginalPath” per inizializzare il documento e poi controlla la presenza del documento nella cartella “filedocuments”. Se il documento esiste viene registrato da questa posizione e copiato nella cartella di destinazione. Se il file non esiste nella cache documenti allora HandShake controlla se il file esiste nella posizione originale e lo registra da qui. Questo serve nel caso si voglia fare una prima importazione partendo da documenti mai registrati in precedenza.